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一份完整的年会策划流程有哪些

2021-1-21 14:06:11

  你觉得一个好的年会要注意或者说考虑哪些问题?开场?节目?还是领导的致辞要铿锵有力下面的人能听得热血沸腾?亦或者是游戏要好玩,互动要有个性,结尾抽奖还不能low?今天我们就来探讨一下一个好的年会要考虑的因素吧!

  

  一、首先,我们想一下传统年会主要痛点是什么?

  

  1.1

  

  做为策划,最大的痛点就是像过去的年会“吃饭表演抽奖”,而到现在除了围绕这“老三样”核心,我们怎么玩出新东西?新时代的到来人们需求越来越多,员工们的意见也越来越高。

  

   1.2

  

  现在许多年会正是缺少互动和创意。很多老板都希望把年会做出传播企业品牌的效果,但外包给活动的服务商不一定具有创新传播的能力。结果往往收效甚微。

  

   二、来!先让我们看一下年会流程

  

  2.1确定整场年会基本信息。

  

  首先是预算问题,在预算的基础上你才能决定有什么能力和想法达到老板和满足员工的要求。

  

  图片来源于网络2.2尽早选好场地。

  

  原因有两个,一是越到后面订场地越没有场地订,你会发现又不差,价格又不错的,还合你的时间的场地已经...没有了!第二点当然就是越到后面场地费越贵了!这个节省预算的关键点一定要把握好

  

   2.3进行前期筹备。

  

  前期准备主要是外部人员的邀约,由于邀约过程需要不断地沟通对接,需要花费很多心思,像是邀请嘉宾、表演团队、现场设备操作等。另外,如果年会场地在较远的地方,或者需要过夜,就需要提前安排好来返的大巴车、住宿、吃等问题...

  

  2.4购入活动物料。

  

  年会一定需要采购大量奖品,如果有特殊渠道可以拿到原厂商品或者拿到较低的价格,或者碰上某活动就可以进行奖品采购,这是一个能节省预算的关键点。此外还有现场用品采购,像声光电设备、服装的租赁。

  

   2.5策划现场方案。

  

  现场方案主要包括邀约环节、签到迎宾环节、暖场互动环节、抽奖环节以及录播、是否要媒体等。当然如果可以简化的话还是考虑简化,例如签到环节直接设置成扫码签到就省时省事了。

  

  2.6做好现场把控。

  

  现场把控最重要的点就是场控电脑一定要安排好,要有完整的备份,随时救急,不能让现场崩盘,要保证活动顺利进。想想崩盘可能崩掉的是你的工作,是不是瞬间觉得自己还有一百种现场方案可以做?

  

  2.7注重后续工作。

  

  后续工作要安排好需要哪个部分出力或者是联系外援都要考虑到,谁做什么事都要罗列一下。

  

  图片来源自媒体不然到时候临时找人,人情上都是小事,能不能找到人或者找到清醒的人都是问题,所以提前安排好后续要谁做支援谁做什么工作都是很重要的。

  

  三、如何科学选择年会场地?

  

  1.场地预定要尽早。就像前面说到的,至少提前3个月安排预定场地,注意要签订合同并写违约金。

  

  2.选址时多考虑实际情况,不要为了吸引自己的某一点而订,你要订的是适合团队的场地,大企业注重星级和品质,小企业则更在意突出自己的风格特色。

  

  3.场地位置要适中,如果企业的年会计划当天完成,那就该选择交通方便的场地。而在外过夜的年会,活动服务方就需要统一给甲方安排好交通工具。

  

  4.可参考下方公式科学预估场地规模。

  

  四、如何打造创新年会,玩出新花样?

  

  首先,自身缺乏创造能力,解决办法可以是让年会与新型互联网工具结合,比如直播-年会专场、或者用大屏互动的方式,这个很多企业也都在用这种方式,增添科技感。

  

  其次,就是做方案缺少想法,不知道有什么可取形式,所以要注重提高全案策划的能力,多参考大厂潮媒比如阿里、bilibili、抖音等等创意和热度十足的活动。

  

  最后就是现在年会缺少传播途径,年会做得好还有起到企业宣传的效果,所以我们可以选择制造分享载体,全渠道传播比如直播分发、大屏互动、分享链接等等方式。

  

  五、怎样增强互动,有哪些趣味玩法?

  

  签到环节:像前面说的一样,签到方式可以用扫码来进行,人员签到获取头像组成公司logo品牌,科技仪式感满满。

  

  开场环节:就可以采取倒计时画面,用大家的头像组合成3D画面,营造酷炫吸睛效果。而且这个可以和签到合在一起。签到软件直接就可以呈现这种效果。

  

  介绍环节:在介绍嘉宾的时候主持人根据写好的介绍词介绍嘉宾,嘉宾只是站起来或者挥个手,我就问后排的朋友看得到吗?瞄的清吗?嘉宾展示看一下,大屏播出嘉宾的风采照,清晰了然的向众人介绍本场嘉宾

  

  致辞环节:弹幕功能了解一下,发送弹幕、打赏等功能轻松让台上台下互动起来,增强趣味性。

  

  暖场环节:什么最暖?当然是动起来最暖了,什么可以让大家动起来?非游戏莫属了,通过小游戏轻松high起来,疯狂数钱来一波,暖场瞬间get起来!

  

  抽奖环节:作为年会重头戏,抽奖环节备受瞩目,运用大屏互动方式,在大屏滚动抽奖选出中奖者,提升紧张感,提高现场气氛。

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