深圳会议策划细节该如何把握

　　人们总说，细节决定成败。一场会议的成功举办，不仅需要严谨的，全局的策划统筹，还需要在执行方面花费功夫。执行的过程能够顺利圆满，一场会议也就成功了一大半。那么，小编就给大家整理一下关于会议执行中需要注意的13个小细节。

　　1、在会议开始之前，全局性的总体策划还得由您来做，做出会议进程时间进度表；

　　2、如果会议形式比较郑重，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作，您还得与印刷厂商协商处理）。

　　3、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，您还得负责收取会务费。

　　4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。5、您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告之会议承办方，请他们协助制定。

　　6、在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据时间进度表进行及时的询问，落实计划的进度。

　　7、正式会议开始之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特殊设备），确保万无一失。8、报到结束后，及时通知会议承办方最准确的人数、房间数，多出或少出的房间及时与酒店协商解决，避免酒店和您不必要的麻烦。

　　9、一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议，并确认各单位与会代表人数。

　　10、制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。

　　11、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。12、做好会议期间的协调工作。

　　13、会议结束后，根据实际情况做出此次会议的总结报告，备档。