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举办一场会议策划时如何着手

2021-1-21 14:15:48

  大型会议策划往往要经过一系列繁琐的工作,若是某一步骤没做好或做到位,可能会使得会议效果不尽人意,甚至出乱子。一份详尽的会议策划方案能够让后期执行更加省事,但详尽的方案包含了很多事项,如会议目的、规模、时间场地、与会人员、预算、会议形式、分工等等,在会议策划时如何着手,要注意哪些方面呢?

  

  一、与领导沟通了解会议目的

  

  会议策划之前的沟通是必不可少的工作,了解领导举行会议的目的,确定整个会议策划的大方向,方案要体现出主办方的意图,否则完全是无用功。比如要沟通好会议的主题是什么?多大规模?请哪些领导来?议程是什么?有什么特别交代的事项?

  

  二、草拟初步方案,与领导确认

  

  沟通之后应该将初步的方案拟写出来,交给领导来审核。因为在沟通过程中,有可能出现理解偏差的情况,把方案写到纸上,能够及时纠正,避免走偏。同时,如果领导需要修改,或者有新的想法,也可以及时加上去。

  

  三、细化方案

  

  初步方案确认后,就要来细化每一个环节了,这一步骤是最重要的一步。可按照“会前、会中、会后”的思路来安排好每一个步骤。

  

  1、会前准备:会议通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、会议签到、会议材料发放等等。

  

  会前准备工作量较大,会场的安排比较讲究,根据不同的会议来布置现场,同时也要考虑作为安排等等。

  

  2、会中:物料配合、人员配合

  

  会议每一个环节需要什么物质材料配合?工作人员在每一环节应做什么?都需要策划到位。

  

  比如会议中有现场抽奖的环节,那么抽奖游戏是用什么形式?

  

  四、合理分配工作

  

  执行中很有可能出乱子,要懂得与同事分工合作,千万别一个人把全部活揽下来。如果真有什么特殊情况,到了紧要关头往往都是顾得了头顾不了尾了,因此分工合作是必需的,多一个人分担处理当然会更靠谱。

  

  五、主办人公布策划方案并宣布分工

  

  会议策划方案确认完成后,由领导来公布并分配工作,这一点很重要,毕竟自己没有分工权力,同事不一定能全力执行。由领导出马,那就变成了自己分内的工作,这是不一样的性质。

  

  完成了以上的会议策划工作,那么执行下去就会事半功倍。当然,在执行过程中会遇到各种各样的情况,这时就需要及时调整,灵活处理啦!

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