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会议策划需要注意哪一些问题

2020-12-3 19:33:22

  为保证会议的成功,会前必须做好充分的准备,会议顺利与否,关键在于会前的精心策划。会议策划的准备工作是否周密可为会议策划的成功奠定良好的基础,为会议策划的成功,我们要做到以下几点会议策划的前期准备工作。

  

  1、会场的预约和布局

  

  根据会议的级别和会议的具体情况,选择会议举办地,提前预约;并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;提前调试好设备并进行演练,确保会议的顺利进行。

  

  2、会议资料的准备

  

  根据会议的具体需求,可以设计会议资料的样式、内容、选择图案;提前把会议资料送到会场。会议资料较多时,可以按照会议策划将会议资料按次序排放,最好装订成册,编好页码,方便参会人员阅读。再者如果需要给参会人员发放纪念品或礼品的情况下,应当与会议资料一同准备好,置于资料袋中一并发放给参会人员。

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  3、策划会议基本流程

  

  正式会议开始之前一般都有介绍会议的整体流程,一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程,策划的会议一般分为工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议的基本流程会整理成正式文档作为会议主持的资料装订好,明白基本流程是参会者可以更加轻松参与到会议中来。

  

  4、会议通知

  

  会议的通知对于会议策划的一部分,显然是必不可少的,如是企业的内部会议,我们可根据企业的常用通讯系统对参会者进行通知,若还有企业的外部合作方我们也可通过电话,短信或电子邮箱来通知对方,通知的内容应简要的说明会议议程、参会人员、会议时间、会议地点等,尽量做到简明扼要。

  

  关于会议策划的前期准备工作简单介绍了以上几点,当然还包括一些会议的发起、会议议程的拟定、以及有关会议策划前期准备工作的一些技术性问题。

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